Buenas prácticas para reuniones virtuales

Las reuniones virtuales deben tener comportamientos de buena educación para no generar incomodidades.

Normas de cortesía y comportamiento para generar respeto y agilidad en reuniones virtuales 

La tarea de enfrentar los cambios que nos exige la situación actual es ardua, sin embargo, si trabajamos en equipo, será más fácil adaptarnos a estos cambios, romper barreras y sacar lo mejor de ellos para evolucionar como sociedad.

La Sociedad Colombiana de Ingenieros (SCI) resaltó  la importancia de que, dentro de cualquier interacción social, se guarden las pautas de reconocimiento y respeto de sí mismo y el otro. La virtualidad no exime de que se llevan las buenas costumbres de etiqueta y buena presentación.

En estos días donde las reuniones virtuales están de moda y seguro lo seguirán por muchos meses más, es necesario recordar algunas de estas pautas, pese a que varias de ellas parecen simple lógica de relaciones humanas.

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  1. Vístase de manera apropiada

La presentación personal es un requisito ineludible para el desarrollo de las reuniones, a partir de esta se demuestra respeto al espacio de la reunión y sus participantes, así como una disposición adecuada en el desarrollo de las mismas.

2.  Salude y bloquee micrófono

Cuando se inicien las reuniones, los micrófonos de los asistentes se bloquearán y solo quedará habilitado el micrófono del moderador y en el caso de las Comisiones Técnicas, el del Presidente o Vicepresidente. Cuando le cedan la palabra puede hacer clic en el botón del micrófono o puede mantener presionada la barra espaciadora para silenciar y activar el micrófono rápidamente, directamente desde su teclado.

  1. Solicitar la palabra

Si está en una reunión de trabajo y le surge una duda de algo relacionado a lo que un colega está hablando o presentando no lo interrumpa. Utilice la función de chat o use la opción de alzar la mano que incorporan varias app de conferencias, para hacer las preguntas o comentarios que tenga. De esta manera la reunión será más fluida y efectiva.

  1. Intervenciones cortas

Se debe intentar ‘ir al grano’, no solo porque en casa hay miles de distracciones, sino porque puede acceder a muchas de ellas desde su computador. Por tanto, mantenga las videollamadas lo más cortas posibles, con eso garantiza que la atención de todos los asistentes esté, puesta en el mensaje que quiere entregar.

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  1. Cámara encendida

Salvo que los organizadores pidan lo contrario, prenda la cámara y de la cara. Como escribió Carreño, “los que tienen la costumbre de no ver la cara a sus oyentes son, por lo general, personas de mala índole”. Aplicado a la coyuntura actual esto significa que no se esconde, muestre que se alistó para trabajar desde la sala de su casa y que no tiene necesidad de que lo vean ‘calentando un puesto’ para realizar sus tareas.

  1. Los ID son de uso personal

Por favor tener en cuenta que la invitación y el ID de la reunión es personal e intransferible, para no generar conflictos durante la logística en la transmisión y el ingreso de intrusos.

  1. Encuentre la luz

La luz es una gran amiga cuando se trata de lucir bien y aprovechar al máximo una videollamada. Asimismo, es conveniente no perder de vista otros detalles sobre el sitio en el que realiza la videollamada, por ejemplo, evitar lugares con poca iluminación natural o demasiado iluminados, buscar un punto medio; procurar que ninguna luz refleje directo a la cámara o que esté exactamente por arriba o debajo de la persona conectada, pues esto podría generar sombras que incomoden al interlocutor.

  1. Cumplir horario

La disciplina, la organización y la planeación son muy importantes para lograr una reunión exitosa, además se debe ser muy estrictos con el uso del tiempo ya que más grupos usan la plataforma. Siga la misma norma como si estuviese en su oficina: llegue a la hora que fue citado. Entienda que llegar tarde a una videollamada es aún más grave, pues no tiene que desplazarse a ningún lado.

  1. Advierta que está en videollamada

Si hay más personas en su casa es importante que ellos sepan que usted está en una videollamada de tal manera que no vayan a cruzarse por la cámara en situaciones bochornosas o vayan a decir algo que pueda generar un momento de vergüenza.

  1. Ojo con su pantalla

De igual forma, si va a compartir su pantalla es importante que antes de hacerlo revise qué aplicaciones / páginas web / chats tiene abiertos y que encienda la opción de No Molestar en su dispositivo. Todo lo que aparezca en su pantalla será visible para todos los participantes.

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